Guide du déposant

 

 

Version 2.1 du 08/07/2013

Guide d’utilisation de l’archive ouverte SAM à l’attention des chercheurs ENSAM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sommaire


1       SAM... 2

1.1         Objectifs et fonctionnement. 2

1.1.1          Types de documents concernés. 3

1.1.2          Conditions de diffusion des documents. 4

1.2         Le dépôt. 5

1.2.1          Le circuit. 5

1.2.2          Les acteurs. 5

1.3         La saisie en 5 étapes. 6

1.3.1          Préalables. 6

1.3.2          Connexion. 7

1.3.3          Choix du laboratoire. 7

1.3.4          Saisie. 8

1.3.5          Déconnexion. 13

1.3.6          Les options. 13

1.4         Espace « Mon compte ». 13

1.4.1          Mon profil et mes abonnements. 13

1.4.2          Mes publications. 14

1.5         Conseils et assistance. 14

1.5.1          Bonnes pratiques lors de la rédaction d’une publication. 14

1.5.2          Contacts. 14

 


 

1        SAM

1.1           Objectifs et fonctionnement

SAM est une Archive Ouverte institutionnelle propre à l’Ecole Nationale Supérieure d’Arts et Métiers et elle a pour objectif de rassembler, diffuser, valoriser et conserver l’ensemble de la production scientifique de ses chercheurs.

En tant qu’Archive Ouverte, SAM ouvre accès sur le web à chaque publication scientifique, en mettant à la disposition de l’internaute le texte intégral et la référence bibliographique.

SAM répond aux attentes européennes et nationales en termes d’Open Access (programme cadre européen pour la recherche et l’innovation : Horizon 2020) et de fait augmente la visibilité de Arts et Métiers ParisTech en termes de recherche.

SAM est l’outil exclusif de suivi de la production scientifique de la recherche. Il sert aux unités de recherche et à la DGARI pour la réalisation des bilans scientifiques, la comptabilisation du nombre d’enseignants-chercheurs produisant, le calcul des crédits récurrents.

SAM offre aux chercheurs :

·         un archivage pérenne de leurs données,

·         un identifiant numérique unique pour chaque document : handle

·         un état actualisé de la production scientifique (par auteur et par laboratoire),

·         l’indexation et le référencement des documents sur tous les moteurs de recherche,

·         le respect des droits auteur / éditeurs.

SAM propose aussi :

·         un système communicant avec une exportation automatique vers l’archive multidisciplinaire HAL-CNRS : un dépôt dans SAM entraîne immédiatement le dépôt dans HAL (sauf indication expresse de l’auteur),

·         diverses options d’exportation (export XML, flux RSS) pour la mise à jour de sites externes : sites des laboratoires, sites personnels des enseignants-chercheurs,

·         des outils web 2.0 : abonnement à des alertes par courriel, connexion avec les réseaux sociaux.

Enfin SAM est un outil flexible et évolutif. Les remarques de fonctionnement, les propositions d’évolutions sont les bienvenues et seront prises en compte.

Quelques liens utiles :

Attentes européennes en matière de libre-accès

Mouvement du libre-accès à l’information scientifique et technique

 

1.1.1    Types de documents concernés

Le dépôt dans SAM des publications scientifiques ENSAM concerne :

·         de manière facultative le dépôt de la version électronique du texte intégral des publications depuis début 2007,

·         de manière obligatoire le dépôt de la version électronique du texte intégral des publications depuis début 2012.

Les documents concernés sont :

·         les articles dans des revues avec comité de lecture – PRIORITAIRE,

·         les chapitres d’ouvrages scientifiques,

·         les articles dans des revues sans comité de lecture,

·         les ouvrages scientifiques,

·         les conférences invitées,

·         les directions d’ouvrages,

·         les communications avec actes – PRIORITAIRE,

·         les brevets,

·         les communications sans actes,

·         les rapports de recherche.

1.1.2    Conditions de diffusion des documents

1.1.2.1   Les droits d’édition en Archives Ouvertes

La diffusion des documents dans des Archives Ouvertes institutionnelles comme SAM varie en fonction des éditeurs et des titres de revues.

Plusieurs sites permettent ainsi de rechercher et de consulter les droits d’édition en Archives Ouvertes propres à chaque revue et à chaque éditeur :

Sherpa-Roméo : base de données anglaise qui couvre plus de 18 000 titres de revues internationales

Héloïse : base de données française qui couvre plus de 250 revues nationales et internationales

1.1.2.2   Les versions de document

Les droits d’édition diffèrent ensuite selon la version du document. Les éditeurs reconnaissent aujourd’hui  trois versions à une publication et autorisent en majorité la diffusion en Archives Ouvertes de la version pre-print, très souvent celle du post-print et plus rarement celle de la version finale éditeur.

·         Version pre-print : version initiale soumise à l’éditeur avant l’intégration des corrections demandées par le comité de lecture.

·         Version post-print : version révisée, qui intègre les modifications demandées par le comité de lecture. Elle est aussi intitulée par certains éditeurs « Accepted Author Manuscript » (AAM). Elle est dépourvue de mentions d’édition et notamment de copyright.

·         Version finale éditeur : version définitive de l’article telle qu’elle est présentée et vendue par l’éditeur.

1.1.2.3   L’embargo

Enfin, certains éditeurs imposent un embargo sur une ou toutes les versions du document. Cela signifie que la publication pourra être diffusée en Archives Ouvertes à l’issue d’une durée fixée par l’éditeur (de 6 mois à trois ans). Le document en texte intégral ne sera donc accessible sur SAM qu’à partir de cette date.

1.2           Le dépôt

1.2.1    Le circuit

1.2.1.1   Dépôt du document par l’auteur

1.       téléchargement du fichier (ou des fichiers) pdf,

2.       saisie des métadonnées : auteurs, laboratoires, titre, résumé, mots-clés…

3.       acceptation de la licence de diffusion.

1.2.1.2   Validation par les services documentaires

1.       vérification de la version du document et des droits d’édition liés,

2.       vérification des métadonnées,

3.       dépôt définitif dans SAM et HAL (à cette étape le dépôt peut être « rejeté » : métadonnées incomplètes, droits d’édition empêchant la diffusion…). Un courriel avertira alors le déposant en lui précisant les modifications à apporter.

4.       courriel de confirmation du dépôt transmis au déposant, avec le numéro Handle qui a été attribué au dépôt. Ce numéro est l’identifiant unique de la publication et permet de la localiser et de la retrouver de façon pérenne sur le web.

1.2.2    Les acteurs

1.2.2.1   Le déposant

Il s’agit d’un des auteurs de la publication à qui l’administrateur aura attribué le droit de dépôt dans le laboratoire auquel il est rattaché.

Le dépôt peut être délégué mais il est fortement recommandé qu’il soit effectué par un des auteurs de la publication. Un contact direct est ainsi établi avec les validateurs, ce qui facilite les échanges et permet de traiter rapidement les corrections, notamment lors du rejet d’un dépôt.

D’autre part, pour garantir les droits du déposant, il est aussi préférable que la licence de diffusion en Archives Ouvertes (affichée en fin de dépôt) soit lue et acceptée par un des auteurs de la publication concernée.

1.2.2.2   Le validateur

Il s’agit d’un documentaliste du réseau documentaire ENSAM. Chaque validateur a des droits ouverts pour valider les dépôts concernant le ou les labos de son centre. Il est l’interlocuteur SAM pour les chercheurs de son centre.

1.2.2.3   L’administrateur

Quelques personnes du réseau documentaire ont des droits supplémentaires de gestion de l’outil. Elles peuvent par exemple intervenir et modifier une publication déposée, procéder à des exports et contrôler les connexions avec HAL.

1.3           La saisie en 5 étapes

1.3.1    Préalables

1.3.1.1   Vérifier que la publication n’est pas déjà dans SAM

En faisant une recherche par auteur, le déposant peut obtenir la liste de ses publications et peut ainsi vérifier les documents déjà versés.

1.3.1.2   Posséder la bonne version du document

Il convient de déposer :

·         en priorité la version post-print, qui correspond à la version auteur révisée par les pairs. Elle intègre les corrections mais est dépourvue de toute mention éditeur ou copyright.

·         Ou à défaut, la version pre-print qui correspond à la version auteur initiale, non révisée par les pairs. Cette version peut indiquer la date de soumission à la revue concernée et l’élément suivant : « Preprint submitted to Nom_de_la_revue ».

1.3.1.3   S’assurer de l'accord des co-auteurs pour la diffusion du document

1.3.1.4   Renommer le(s) fichier(s) selon la règle suivante

Pour un article de revue :

SIGLE DU LABO_ACRONYME REVUE_année+mois de publication_NOM AUTEUR ENSAM

Par exemple : LCPI_JEPE_2013_MARTIN

Pour une communication, une conférence :

SIGLE DU LABO_ACRONYME CONFERENCE_année+mois de publication_NOM AUTEUR ENSAM

Par exemple : LCPI_CMFF_2013_MARTIN

Pour un ouvrage, un chapitre ou direction d’ouvrage :

SIGLE DU LABO_EDITEUR_année+mois de publication_NOM AUTEUR ENSAM

Par exemple : LCPI_ELSEVIER_2013_MARTIN

Pour un brevet :

SIGLE DU LABO_Numero Brevet_année+mois de publication_NOM AUTEUR ENSAM

Par exemple : LCPI_0021230205_2013_MARTIN

Pour un rapport de recherche :

SIGLE DU LABO_RAPP_année+mois de publication_NOM AUTEUR ENSAM

Par exemple : LCPI_RAPP_2013_MARTIN

Si la publication est constituée de plusieurs fichiers, on les numérotera en ajoutant le suffixe _1, _2, etc.

Par exemple : LCPI_RAPP_2013_MARTIN_1 et LCPI_RAPP_2013_MARTIN_2

1.3.2    Connexion

Cliquer sur « Login », en haut à droite ou dans le module « Mon compte ».

Entrer son identifiant et mot de passe de connexion au domaine ENSAM. Si on ne le connaît pas, contacter la DSI.

A la première connexion, les documentalistes recevront un message. Ils attribuent au déposant dans les 24 heures les droits de dépôt dans son laboratoire.

Une fois connecté, on entre dans l’espace dédié qui donne accès aux fonctionnalités de déposant.

1.3.3    Choix du laboratoire

Cliquer sur « Axes de recherche Laboratoires », dans le pavé « Parcourir » en haut à gauche de la page d’accueil :

Cliquer sur le nom du laboratoire ENSAM responsable du document qu’on veut déposer.

Puis sur l’écran suivant, cliquer sur « Saisir une publication de ce laboratoire » :

1.3.4    Saisie

1.3.4.1   Télécharger le(s) fichier(s)

Cliquer sur « Parcourir » puis « Importer le fichier ». Respecter la règle de nommage, décrite au § 1.3.1.4 Renommer le(s) fichier(s) selon la règle suivante

On peut ajouter si nécessaire d’autres fichiers : annexes, version française du document… On peut également supprimer le fichier et recommencer l’import.

Pour valider cette étape, cliquer sur « Suivant ».

1.3.4.2   Indiquer la version et le type de document

Choisir les options correspondant à la publication. Valider cette étape en cliquant sur « Suivant ».

1.3.4.3   Entrer les métadonnées

Les métadonnées sont les informations décrivant le document. Elles apparaitront lors de la consultation de la notice d’un document sur SAM et serviront au moteur de recherche interne afin de trouver un document. En fonction du type de document, les métadonnées demandées varient.

AUTEURS ET LABORATOIRE(S) ASSOCIÉ(S)

Saisir dans l’ordre d’apparition sur la publication tous les auteurs du document et les associer à leur laboratoire respectif. Saisir le nom de l’auteur en majuscules, puis son prénom en minuscules, (première lettre en majuscule). Une liste déroulante vous propose les auteurs déjà entrés dans SAM.

Cliquer sur « rechercher laboratoires », SAM rapatrie alors des noms de laboratoires auxquels cet auteur est affilié dans HAL. Si le nom du laboratoire recherché apparait, le sélectionner puis cliquer sur ajouter.

Si le nom du laboratoire recherché n’apparait pas ou s’il s’affiche la mention « Cet auteur n'a pas de laboratoires associés dans HAL. », poursuivre la recherche via le module « Ajouter d’autres laboratoires ».

Entrer l’intitulé ou le sigle du laboratoire, puis cliquer sur « Recherche par nom ». Des suggestions sont proposées. Sélectionner un laboratoire et cliquer sur « Ajouter les laboratoires sélectionnés à l’auteur ». Terminer en cliquant sur « Ajouter ».

Si le laboratoire recherché n’apparait pas, ajouter l’auteur seul en cliquant sur « Ajouter » et poursuivre la saisie. Le laboratoire sera créé par les administrateurs SAM.

TITRE DE LA PUBLICATION

Entrer le titre indiqué sur le document.

DATE DE PUBLICATION

Entrer la date de publication ou à défaut la date de soumission du document à l’éditeur.

ÉDITEUR

Entrer le nom de l’éditeur commercial.

INFORMATIONS BIBLIOGRAPHIQUES

Dans le champ Titre, entrer le nom de la revue et dans le champ suivant saisir les données connues à propos des volume, numéro et pagination du document : vol. a, n°b, p. n-m.

IDENTIFIANT

On peut entrer le DOI si on le connait et/ou l’ISSN de la revue. Il est possible d’entrer plusieurs identifiants avec le bouton « Ajouter ».

Pour le DOI, veiller à saisir uniquement les données finales de l’adresse http (à partir du 10.…).

Par exemple pour l’adresse DOI http://dx.doi.org/10.1016/j.aap.2012.12.040, saisir dans SAM « 10.1016/j.aap.2012.12.040 ».

LANGUE

Sélectionner la langue du document.

EMBARGO

Entrer la date de levée de l’embargo de l’éditeur le cas échéant.

CENTRE/INSTITUT

Cocher l’intitulé du centre ou de l’institut auquel le laboratoire est rattaché.

AUDIENCE

Sélectionner la valeur correspondant à l’audience de la revue ou de la manifestation concernée.

CONFERENCE TITLE (en cours de traduction)

Entrer le titre de la conférence.

CONFERENCE DATE (en cours de traduction)

Entrer la date de la conférence.

COUNTRY (en cours de traduction)

Sélectionner le pays où s’est déroulée la conférence.

Une fois ces métadonnées saisies, cliquer sur « Suivant » pour valider et passer à la prochaine étape

1.3.4.4   Spécifier le(s) domaine(s) couvert(s) (nomenclature HAL)

Cocher le ou les domaines concernés par la publication (nomenclature HAL).

Cliquer sur « Suivant » pour valider et passer à la prochaine étape.

1.3.4.5   Saisir des informations complémentaires

MOTS-CLÉS

Entrer les mots-clés, à raison d’un seul mot-clé par ligne, dans le champ de saisie et cliquer sur « Ajouter » :

 

RESUMÉ – Obligatoire

Entrer le résumé de la publication en version anglaise. Si on dispose aussi d’une version française, on peut  la mettre à la suite.

FINANCEMENT-RECHERCHE

Entrer ici les informations comme : organismes partenaires, origine du financement, nom du ou des projets concernés…

COMMENTAIRE

On peut saisir ici les données ou précisions ou informations qu’on n’a pas pu saisir ailleurs.

Remarque : Si l‘éditeur le demande, on peut entrer ici l’adresse URL conduisant à la publication sur le site de l’éditeur.

Cliquer sur « Suivant » pour valider et passer à la prochaine étape.

1.3.4.6   Récapitulatif du dépôt

Cette étape permet de visualiser l’ensemble des données saisies et d’effectuer des corrections si nécessaire. Si l’ensemble est satisfaisant, cliquer sur « Suivant » pour valider et passer à la prochaine étape.

1.3.4.7   Approuver la licence

Après lecture de la licence, cocher « J’approuve la licence » et cliquer sur « Présentation complète » pour la validation finale. Un courriel confirmant le dépôt est envoyé au déposant.

1.3.5    Déconnexion

Cliquer sur « Déconnexion », en haut à droite de la page ou via le module « Mon compte ».

1.3.6    Les options

1.3.6.1   Sauvegarde de saisie

A tout moment de la saisie, un bouton en bas de page « sauvegarder et quitter » permet d’interrompre la saisie. Pour l’archiver il faut ensuite cliquer sur « Enregistrez-la, je terminerai plus tard ».

1.3.6.2   Suppression d’une saisie en cours

Pour supprimer une saisie en cours, il suffit de passer par le bouton « sauvegarder et quitter » en bas de page puis « Supprimer la publication ».

1.4           Espace « Mon compte »

1.4.1    Mon profil et mes abonnements

En cliquant sur cet item, on accède à :

·         ses données personnelles enregistrées par le système,

·         un module d’abonnement à des alertes par courriel permettant de recevoir quotidiennement la liste des nouvelles publications d’un ou plusieurs laboratoires. Dans la liste déroulante on peut sélectionner et ajouter les laboratoires souhaités. Un bouton « Supprimer la sélection », permet de retirer des laboratoires de la liste.

·         le ou les groupes auxquels on appartient et qui attribuent ainsi les droits nécessaires pour utiliser SAM.

Dès qu’on opère un changement sur un de ces trois éléments, il faut cliquer sur le bouton « Mise à jour du profil » pour que les modifications soient bien prises en compte.

1.4.2    Mes publications

Sur cette page, on peut :

·         lancer une nouvelle saisie en cliquant sur « démarrer une nouvelle saisie »,

·         reprendre une saisie interrompue en cliquant dans la liste sur le titre de la publication. On accède alors directement au formulaire de saisie tel qu’il a été archivé.

·         supprimer une publication inachevée en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton « Supprimer la publication sélectionnée ».

1.5           Conseils et assistance

1.5.1    Bonnes pratiques lors de la rédaction d’une publication

1.5.1.1   Publication

Ø  Lors des échanges avec les éditeurs lors de la rédaction d’une publication, penser à conserver une copie de la soumission initiale (pre-print) et un exemplaire de la version finale soumise à l’éditeur après révision (post-print).

Ø  Veiller à ce que la mention « Arts et Métiers ParisTech » apparaisse dans la signature de la publication, à côté de votre nom ou de celui du laboratoire.

Ø  Veiller à ne pas divulguer d’informations confidentielles.

Ø  Penser à s’accorder avec les co-auteurs.

1.5.1.2   Droits d’édition

Ø  Dans les contrats de recherche, penser à préciser les modalités de publication en Archives Ouvertes.

Ø  Lire attentivement les contrats de cession de droits des éditeurs avant de les signer et veiller à les conserver une fois signés.

Ø  Vérifier les droits que vous accordent les principaux éditeurs sur le site Sherpa/Roméo. Privilégier, dans la mesure du possible, un éditeur permissif en matière d’archives ouvertes.

 

1.5.2    Contacts

1.5.2.1   Assistance dépôt

Centre d’Aix-en-Provence

Emilie Vérone

04 42 93 82 37

Centre d’Angers

Emmanuelle Gilles

02 41 20 73 64

Centre de Bordeaux-Talence

Thomas Blieck

05 56 84 53 25

Centre de Châlons-en-Champagne

Sylvie Albenque

03 26 69 91 83

Centre de Lille

Thomas Blieck

03 20 62 27 54

Centre de Metz

Marilyne Pauchet

03 87 37 54 50

Centre de Paris

Isabelle Féral

01 44 24 64 75

Institut de Chalon-sur-Saône

Françoise Darnaud

03 85 59 53 37

Institut de Chambéry

Nathalie Garnier

04 79 26 26 92

 

Vous pouvez solliciter ces référents / validateurs dans vos centres pour toutes questions relatives à vos dépôts : version, droits d’édition, saisie, aspects techniques.

1.5.2.2   Assistance générale SAM

Pour toute question relative à SAM : fonctionnement général, fonctionnalités avancées (flux RSS, alertes par courriel, export de listes), demandes d’améliorations de l’outil…Vous pouvez envoyer vos demandes à archiveouverte@ensam.eu

Christine Ollendorff et Thomas Blieck se tiennent également à votre disposition.